Comptes de paiement
Un compte de paiement est une carte, un compte bancaire ou une caisse appartenant à votre propre entreprise — pas à un client ou à un fournisseur. Configurez-les une fois, et vous pourrez choisir le bon chaque fois que vous enregistrez un paiement fournisseur ou un paiement client, pour toujours savoir quel compte de l'entreprise l'argent a réellement traversé.
Qui utilise cette fonction
Comptes de paiement est une petite surface d'administration. Les Propriétaires et Administrateurs ont le contrôle complet. Un rôle Responsable finances peut tout faire sauf supprimer un compte. Un rôle Responsable des opérations peut consulter la liste — suffisant pour utiliser le sélecteur sur un paiement — mais ne peut pas créer, modifier ni supprimer. Les autres rôles ne voient généralement pas cet écran, à moins qu'un administrateur ne leur accorde l'accès.
Ce dont vous aurez besoin
- Les permissions de lister et de consulter les comptes de paiement pour les
parcourir et en ouvrir un; créer pour en ajouter un nouveau; modifier pour en modifier
ou désactiver un; supprimer pour en supprimer un. Elles correspondent à la permission
paymentAccountsde votre rôle. - Aucune exigence de forfait d'abonnement — les comptes de paiement sont disponibles sur tous les forfaits.
Où trouver les comptes de paiement
Ouvrir le hub Admin
Depuis la navigation principale, ouvrez le hub Admin. Si vous avez la permission de lister, vous verrez une tuile Comptes de paiement — « Comptes carte de crédit, bancaires et espèces utilisés pour les paiements ».
Ou utiliser le menu principal
Comptes de paiement se trouve aussi directement dans le menu principal, dans le groupe Achats, avec Bons de commande et Paiements fournisseurs.
La tuile du hub Admin et l'entrée du menu Achats ouvrent exactement le même écran — choisissez celle qui est la plus rapide pour vous. Les deux ne sont affichées qu'aux rôles ayant la permission de lister les comptes de paiement.
Créer un compte de paiement
Ouvrir Nouveau compte de paiement
Depuis la liste des comptes de paiement, sélectionnez Nouveau. Cela nécessite la permission de création.
Saisir le libellé
Le Libellé est requis — un nom court que vous reconnaîtrez plus tard, comme « Visa principale » ou « Compte courant de l'entreprise ». Il doit être unique : Jobyo rejette un libellé déjà utilisé par un autre compte (même inactif) avec « Ce libellé est déjà utilisé par un autre compte de paiement. »
Choisir le type de compte
Le Type de compte est requis et est l'un des trois types suivants :
- Carte de crédit
- Compte bancaire
- Espèces
Le type de compte ne peut pas être changé plus tardUne fois enregistré, le type de compte est verrouillé — modifier le compte l'affiche en lecture seule avec l'indication « Le type ne peut pas être modifié après la création. » Si vous avez choisi le mauvais type, créez un nouveau compte avec le bon type et désactivez (ou supprimez) l'ancien.
Ajouter les 4 derniers chiffres
Pour une carte de crédit ou un compte bancaire, saisissez les 4 derniers chiffres — exactement 4 chiffres. Jobyo ne stocke jamais un numéro complet de carte ou de compte, une date d'expiration ou un CVV; ce champ est le seul numéro identifiant qu'il conserve. Les comptes Espèces n'ont pas ce champ du tout — il n'y a pas de numéro de carte ou de compte pour les espèces.
Ajouter un titulaire (facultatif)
Le Titulaire du compte est facultatif — recherchez et choisissez un utilisateur actif pour noter à qui le compte appartient ou est associé. C'est une étiquette pour votre propre référence, pas une approbation ou un contrôle d'accès : nommer quelqu'un comme titulaire ne l'avise pas, ne requiert pas sa confirmation, et n'accorde ni ne restreint quoi que ce soit.
Ajouter des notes (facultatif) et créer
Ajoutez des notes en texte libre, puis sélectionnez Créer le compte de paiement.
Les champs libellé et notes rejettent tous les deux un texte qui ressemble à un numéro complet de carte ou de compte bancaire (une longue suite de chiffres) avec « Les numéros de carte ou de compte ne sont pas autorisés ici. » Utilisez le champ des 4 derniers chiffres pour le seul numéro que Jobyo conserve.
Modifier, désactiver ou supprimer un compte
Ouvrir le compte et modifier
Depuis la liste, ouvrez un compte et sélectionnez Modifier (nécessite la permission de modification — le bouton est désactivé avec une infobulle autrement). Vous pouvez changer le libellé, les 4 derniers chiffres, le titulaire du compte, le statut et les notes. Le type de compte reste verrouillé, comme ci-dessus.
Désactiver plutôt que supprimer
Pour retirer un compte de l'usage sans perdre son historique, ouvrez-le en modification et réglez le Statut à Inactif, puis enregistrez. Un compte inactif est réversible — remettez-le à Actif à tout moment. Désactiver ne nécessite rien de plus que la permission de modification.
Supprimer un compte
Ouvrez le compte et sélectionnez Supprimer (nécessite la permission de suppression). Confirmez dans la boîte de dialogue « Supprimer ce compte de paiement ? » — le compte est retiré de tous les sélecteurs.
La suppression est permanente et ne peut pas être annulée dans l'applicationUne fois supprimé, le compte renvoie une erreur 404 à toute recherche ultérieure — il n'y a pas de récupération. Tout paiement fournisseur ou client qui utilisait déjà le compte continue d'afficher son libellé et ses 4 derniers chiffres exactement comme ils étaient (voir Comment les comptes sont utilisés sur les paiements), donc supprimer un compte ne change jamais l'enregistrement d'un paiement passé.
Types de compte
| Type | 4 derniers chiffres | Modes de paiement compatibles |
|---|---|---|
| Carte de crédit | Requis à la création | Carte de crédit |
| Compte bancaire | Requis à la création | Virement bancaire, Chèque, Interac (et Carte de crédit, sur un paiement client uniquement — voir plus bas) |
| Espèces | Non applicable | Comptant |
Qui peut faire quoi
| Rôle | Lister / consulter | Créer / modifier | Supprimer |
|---|---|---|---|
| Propriétaire / Administrateur | Oui | Oui | Oui |
| Responsable finances | Oui | Oui | Non |
| Responsable des opérations | Oui (consultation seulement — suffisant pour utiliser le sélecteur) | Non | Non |
| Autres rôles | Seulement si un administrateur accorde la permission paymentAccounts | — | — |
Si un rôle personnalisé obtient la permission de création ou de modification sur les Paiements fournisseurs ou les Paiements des clients, Jobyo accorde automatiquement à ce rôle assez d'accès aux comptes de paiement pour utiliser le sélecteur sur ces formulaires — même sans permission explicite sur les comptes de paiement.
Comment les comptes sont utilisés sur les paiements
Dès que vous avez au moins un compte actif, un menu déroulant facultatif Compte de paiement apparaît à la fois sur les formulaires de paiement fournisseur et de paiement client, juste après que vous ayez choisi un mode de paiement.
- Correspondance mode ↔ type. Le menu déroulant ne liste que les comptes actifs dont le type est compatible avec le mode choisi : Carte de crédit → comptes carte de crédit; Virement bancaire, Chèque ou Interac → comptes bancaires; Comptant → comptes en espèces. Sur un paiement client uniquement, un paiement par carte de crédit peut aussi se régler dans un compte bancaire (le processeur de carte dépose dans votre banque) — cet appariement supplémentaire ne s'applique pas aux paiements fournisseurs.
- Les comptes inactifs sont masqués du sélecteur. Désactiver un compte le retire du menu déroulant pour la suite, mais ne touche jamais à un paiement qui l'a déjà utilisé.
- Les paiements passés conservent le nom d'origine. Jobyo fige un instantané du libellé et des 4 derniers chiffres du compte sur le paiement au moment où vous l'enregistrez. Renommer, désactiver ou supprimer le compte par la suite ne change jamais ce que ce paiement passé affiche.
- Choisir un compte est toujours facultatif. Laisser le menu déroulant sur — Aucun — ne bloque jamais l'enregistrement d'un paiement.
- Un paiement fournisseur réglé par application de crédit n'a jamais de compte. Si des crédits fournisseur seuls couvrent un paiement (aucun argent ne change de main), il n'y a aucun compte à choisir.
Voir Choisir le compte de paiement sur la page Paiements fournisseurs et Choisir un compte de paiement sur la page Paiements des clients pour voir le sélecteur en contexte.
Si ça ne fonctionne pas
- « Ce libellé est déjà utilisé par un autre compte de paiement »Les libellés doivent être uniques sur tous les comptes, actifs ou inactifs. Choisissez un autre libellé, ou réutilisez un compte existant plutôt que d'en créer un doublon.
- « Doit comporter exactement 4 chiffres »Le champ des 4 derniers chiffres n’accepte que exactement 4 chiffres — pas d’espaces, de tirets, ni le numéro complet. Saisissez seulement les 4 derniers.
- « Les numéros de carte ou de compte ne sont pas autorisés ici »Le champ libellé ou notes contient une longue suite de chiffres qui ressemble à un numéro complet de carte ou de compte. Retirez-la — utilisez plutôt le champ des 4 derniers chiffres.
- « Impossible de trouver un utilisateur actif pour ce titulaire de compte »Le titulaire du compte doit être un utilisateur réel, actuellement actif. Recherchez à nouveau et choisissez quelqu'un dans la liste plutôt que de taper un nom.
- Le bouton Modifier ou Supprimer est griséModifier nécessite la permission de modification des comptes de paiement; Supprimer nécessite la permission de suppression. Demandez à un administrateur ou à un responsable finances de l'accorder — le responsable finances n'a jamais la suppression, par conception.
- Aucun menu déroulant Compte de paiement sur un formulaire de paiement fournisseur ou clientSoit aucun compte actif ne correspond au mode de paiement choisi, soit votre entreprise n'a pas encore créé de comptes, soit votre rôle n'a pas la permission de lister les comptes de paiement. Rien de tout cela ne bloque l'enregistrement du paiement.