Enregistrer une dépense
Les « autres dépenses » constituent le formulaire de saisie unique de Jobyo pour les coûts divers saisis manuellement — permis, frais d'élimination, locations d'équipement, stationnement, menues dépenses. Vous joignez une dépense à un bon de travail ou à un projet, et elle s'intègre directement au coût réel afin que la dépense apparaisse immédiatement dans les rapports.
Quand faire ceci
Enregistrez une dépense lorsqu'un travail engendre un coût qui n'est ni de la main-d'œuvre ni un matériel en stock — un permis, une location de conteneur à déchets, des frais d'un tiers — et que vous voulez le comptabiliser dans le coût réel du travail. Il n'y a pas d'écran « dépenses » distinct : vous ajoutez des dépenses depuis l'intérieur d'un bon de travail ou d'un projet, là même où réside le reste du coût.
Ce dont vous aurez besoin
- La fonctionnalité coûts réels sur votre forfait. Chaque voie de dépense l'exige — sans le droit, la zone de coût est indisponible.
- La permission d'enregistrer un coût sur la surface que vous utilisez : modifier les bons de travail pour l'onglet coût du bon de travail, ou la permission autres dépenses pour les dépenses en contexte de projet.
- Un bon de travail ou projet auquel joindre la dépense. Un contexte est requis et il est fixé une fois la dépense créée.
Les chiffres en dollars d'une dépense sont des données de coût réel, régies par la permission de consultation des coûts réels. Les rôles qui ne l'ont pas ne voient pas les totaux de coût ni les cumuls. De plus, si votre rôle est restreint au travail propre / assigné / d'équipe, vous ne voyez que les dépenses que vous avez créées — pas celles de tout le monde.
Ajouter une dépense à un bon de travail
L'onglet coût du bon de travail est la surface à cycle de vie complet — vous pouvez y ajouter, consulter, modifier et supprimer des dépenses.
Ouvrir l'onglet coût du bon de travail
À partir du bon de travail, ouvrez l'onglet Coût et trouvez la section Autres dépenses.
Onglet coût du bon de travail — section Autres dépenses avec Ajouter Remplir la dépense
Saisissez une description et les montants — quantité, prix unitaire et un total facultatif. Laissez le total vide pour que Jobyo calcule quantité × prix unitaire, ou saisissez un total pour le remplacer. Définissez une date si ce n'est pas aujourd'hui.
Choisir un type de dépense (facultatif)
Choisissez un type de dépense dans la liste de votre entreprise. C'est ce qui classifie le coût — Direct, Frais généraux ou Ajustement — et la boîte de dialogue affiche la classe résultante en temps réel avant l'enregistrement. Laissez-le vide pour conserver la valeur par défaut sûre (Direct, « Autre dépense »).
Enregistrer
Enregistrez la dépense. Jobyo l'inscrit et, dans la même étape, crée une entrée de coût réel correspondante — de sorte que la dépense apparaît aussitôt dans les rapports de coût.
Ajouter une dépense — description, quantité, prix unitaire, total, type
Sur un bon de travail, une dépense hérite du site, de l'emplacement et de la lignée de structure de découpage du travail à partir du bon de travail lui-même — vous n'en saisissez rien. Si le bon de travail comporte exactement un équipement, la dépense y est épinglée automatiquement.
Ajouter une dépense à un projet
À partir de l'onglet coût d'un projet, utilisez la boîte de dialogue Ajouter une dépense. Elle fonctionne de la même façon — description, montants, date et type de dépense avec l'aperçu de classe en temps réel.
L'onglet coût du projet vous permet actuellement de créer une dépense, mais pas de lister, modifier ou supprimer les dépenses de portée projet depuis cet écran. Pour consulter ou modifier une dépense après l'enregistrement, travaillez à partir de l'onglet coût du bon de travail, qui offre le cycle de vie complet d'ajout / modification / suppression.
Ce que font les montants
- Quantité, prix unitaire, total — tous doivent être zéro ou positifs. Les montants négatifs sont rejetés (voir ci-dessous). Si vous ne fournissez pas de total, Jobyo le dérive de quantité × prix unitaire; fournissez-en un pour le remplacer.
- La devise est définie pour vous — les dépenses sont enregistrées en CAD et le champ n'est pas modifiable.
- Le type de dépense est la seule chose qui change la façon dont le coût est cumulé. Tout le reste — description, catégorie, notes — est pour votre propre référence.
Champs que vous ne pouvez pas définir
Certains champs sont remplis par Jobyo et ne peuvent pas être saisis sur le formulaire :
- Site, emplacement et lignée de structure de découpage du travail — copiés du bon de travail parent.
- Devise — toujours CAD.
- Qui l'a créée / modifiée ainsi que tous les champs d'audit et d'horodatage — gérés par le système.
Si ça ne fonctionne pas
- Aucun onglet coût ni section dépenses du toutLa fonctionnalité coûts réels n'est pas sur votre forfait, ou votre rôle n'a pas la permission de consultation des coûts réels. Un administrateur peut vérifier les deux.
- Impossible d'ajouter une dépenseVous avez besoin de la permission de modification sur le bon de travail (onglet coût du BT) ou de la permission autres dépenses (projet). Demandez à un administrateur de l’accorder.
- Impossible de saisir un montant négatifLes remboursements et crédits ne sont pas pris en charge ici. Corrigez la dépense d'origine sur son bon de travail plutôt que de saisir une ligne négative.
- Le type de dépense est rejetéLe type choisi n’est pas dans la liste des types de dépense de votre entreprise. Choisissez un type listé, ou laissez vide pour utiliser la valeur par défaut.
- Une dépense que vous avez enregistrée n’est pas dans la liste du projetL’onglet coût du projet est en ajout seulement. Ouvrez l’onglet coût du bon de travail pour voir, modifier ou supprimer la dépense.
- Impossible de trouver la dépense de quelqu'un d'autreSi votre rôle est restreint au travail propre / assigné / d’équipe, vous ne voyez que les dépenses que vous avez créées. Les rôles de portée entreprise les voient toutes.