Facturer un projet entier
La facturation de projet réunit le travail non facturé d'un projet en une seule facture au client. Au lieu de facturer chaque bon de travail séparément, vous pouvez consolider un projet entier, une seule phase ou un ensemble choisi de bons de travail en un seul brouillon — après avoir passé en revue exactement ce qui est facturable au préalable.
Quand faire ceci
Faites appel à la facturation de projet lorsque le travail est suivi par rapport à un projet plutôt qu'à un seul travail autonome :
- Un projet est terminé et vous voulez une seule facture consolidée au lieu de plusieurs.
- Une phase est achevée et vous voulez la facturer maintenant — facturation progressive ou par jalon — sans attendre le reste du projet.
- Plusieurs travaux sont terminés et vous voulez une seule facture couvrant uniquement ces bons de travail.
- Vous devez passer en revue ce qui est encore facturable sur un projet avant de vous engager sur une facture.
Un seul bon de travail qui ne fait pas partie d'un projet se facture directement à partir du bon de travail lui-même — voir Créer et envoyer des factures de vente. La facturation de projet sert à consolider le travail de projet.
Ce qu'il vous faut
- La permission de créer des factures de vente. La même permission couvre la revue du sommaire de préfacturation et chaque action de facturation groupée.
- Le chantier du projet doit avoir un client actif — ce client est celui à qui la facture du projet est adressée. Si aucun ne peut être résolu, la facturation est bloquée jusqu'à ce qu'il soit défini.
- Les bons de travail à inclure doivent être fermés et configurés pour la facturation groupée au sein du projet.
Passer en revue avant de facturer (sommaire de préfacturation)
Avant de vous engager sur quoi que ce soit, ouvrez le sommaire de préfacturation du projet. C'est un aperçu en lecture seule qui utilise exactement les mêmes règles que l'étape de facturation — de sorte qu'il ne peut jamais afficher un coût que la facture rejetterait.
Ouvrir le projet et sa vue de facturation
Allez au Projet que vous voulez facturer et ouvrez sa vue de facturation.
Détail du projet — section de facturation avec le sommaire de préfacturation Lire la ventilation non facturé vs facturé à ce jour
Le sommaire affiche, côte à côte, ce qui est encore non facturé et ce qui a déjà été facturé à ce jour, ventilé :
- Par phase — total non facturé et facturé à ce jour pour les bons de travail fermés de chaque phase.
- Par bon de travail — les montants non facturés et facturés à ce jour de chaque bon de travail.
- Directement au projet — coûts liés au projet mais à aucun bon de travail précis.
Confirmer le client à facturer
Le sommaire nomme le client à qui la facture sera adressée, résolu à partir du chantier du projet. Si un avertissement indique qu'aucun client ne peut être trouvé, affectez un client actif au chantier avant de facturer.
Inspecter les éléments facturables (facultatif)
Ouvrez le sélecteur d'éléments facturables pour parcourir et filtrer les entrées de coût individuelles qui composent le montant non facturé — recherchable et filtrable par type de coût et par mois. C'est exactement ce qui atterrira sur la facture.
Éléments facturables — liste recherchable des entrées de coût admissibles à la facturation
Comme le sommaire et le sélecteur partagent les règles d'admissibilité du moteur de facturation, les montants sont un aperçu véridique. Les bons de travail entièrement facturés comptent toujours dans le cumul d'une phase même lorsqu'ils n'affichent plus leur propre rangée.
Choisir quoi facturer
Vous avez quatre façons de créer une facture de projet. Toutes produisent une facture brouillon que vous passez en revue, étiquetez et envoyez — et toutes ne créent simplement rien (sans erreur) s'il n'y a rien de non facturé à facturer.
Facturer le projet entier
Déclencher la facturation du projet entier
À partir de la section de facturation du projet, choisissez de facturer le projet entier. Jobyo trouve chaque bon de travail fermé ayant des coûts non facturés, plus le coût direct au projet, et les consolide en un seul brouillon. Chaque entrée de coût devient une ligne.
Passer en revue le résultat
Une facture brouillon s'ouvre couvrant tous les bons de travail admissibles et les coûts au niveau du projet. Chaque bon de travail inclus passe de En attente de facturation groupée à Facture brouillon tant que le brouillon est ouvert. Si tout est déjà facturé ou si tous les bons de travail sont encore ouverts, Jobyo vous indique qu'il n'y a rien à facturer.
Facturer une seule phase (facturation progressive)
Choisir la phase
Ouvrez le projet et choisissez la phase que vous voulez facturer. Seuls les bons de travail fermés et les coûts au niveau du projet de cette phase sont consolidés — le reste du projet n'est pas touché.
Passer en revue le brouillon
Une facture brouillon s'ouvre délimitée à la phase. Lorsque vous l'envoyez ensuite, les bons de travail de cette phase sont marqués facturés. Si la phase n'a aucun bon de travail fermé avec des coûts non facturés, Jobyo vous indique qu'il n'y a rien à facturer pour elle.
Facturer un ensemble choisi de bons de travail
Sélectionner les bons de travail
Choisissez les bons de travail précis que vous voulez facturer ensemble. Ils doivent tous appartenir au même projet — vous ne pouvez pas mélanger des bons de travail de projets différents dans une même facture.
Créer le brouillon
Une facture brouillon s'ouvre couvrant les coûts non facturés des bons de travail sélectionnés. S'ils s'étendent sur plus d'un projet, Jobyo le bloque — désélectionnez ceux des autres projets et réessayez.
Jobyo peut aussi construire une facture à partir d'un ensemble d'entrées de coût choisies à la main — ce qui vous permet de facturer partiellement un seul bon de travail. C'est un outil plus granulaire; utilisez le flux d'ensemble de bons de travail ci-dessus pour le cas courant.
Modifier, puis envoyer
Une facture de projet se comporte comme n'importe quelle autre facture brouillon une fois qu'elle existe : passez en revue les lignes, donnez aux lignes de bons de travail des étiquettes destinées au client, ajoutez tout frais supplémentaire, définissez ce qui s'imprime sur le PDF, puis envoyez. L'envoi attribue le numéro de facture officiel, recalcule les totaux et les taxes, et verrouille le document de façon permanente. Voir Créer et envoyer des factures de vente pour les étapes complètes de modification et d'envoi.
Les factures groupées / de projet ne permettent pas de retirer des lignes de coût individuelles dans l'éditeur de lignes. Pour changer les bons de travail inclus, supprimez le brouillon et créez une nouvelle facture de projet couvrant uniquement les bons de travail que vous voulez.
Supprimer une facture de projet
Supprimer une facture de projet brouillon libère chaque bon de travail et entrée de coût qu'elle couvrait — leur statut de facturation revient en arrière et leurs coûts redeviennent facturables, prêts pour une nouvelle facture. Seuls les brouillons peuvent être supprimés; une fois une facture envoyée, elle est permanente. La suppression est généralement une action d'administrateur ou de propriétaire de l'entreprise.
Si ça ne fonctionne pas
- « Aucun client n’est défini pour ce projet »Le chantier du projet n'a aucun client actif. Affectez-en un au chantier, puis facturez de nouveau.
- « Rien à facturer pour le moment »Tous les bons de travail sont encore ouverts, déjà facturés, ou n’ont aucun coût enregistré. Vérifiez les statuts des bons de travail dans le projet.
- « Les bons de travail sélectionnés s’étendent sur plus d’un projet »Une facture de projet couvre un seul projet. Désélectionnez tout bon de travail des autres projets.
- Impossible de retirer une ligneLes factures groupées bloquent le retrait par ligne. Supprimez le brouillon et recréez-le en sélectionnant uniquement les bons de travail que vous voulez.
- Aucune action de facturation visibleVotre rôle n'inclut pas la création de factures de vente, ou les Factures de vente ne sont pas sur votre forfait. Demandez à un administrateur.