Budget et écart de projet
Le budget d'un projet est le chiffre de planification que vous saisissez — votre estimation de ce que le travail devrait coûter. Une fois qu'une référence de base est publiée, Jobyo compare ce plan au coût réellement enregistré et affiche l'écart sous forme d'écart. Voici comment le budget, la référence de base et le tableau des écarts s'articulent.
Trois choses appelées « coût » — ne les confondez pas
Elles se trouvent dans des onglets différents et ne s'écrasent jamais l'une l'autre. Savoir qui est qui évite bien de la confusion.
| Terme | Ce que c'est | Où vous le définissez / le voyez |
|---|---|---|
| Budget | Une estimation de planification que vous saisissez — un total global plus une ventilation facultative par catégorie. Pas un cumul calculé. | Onglet Coût du projet → Modifier le budget |
| Référence de base de coût planifié | Un instantané figé du plan de coût détaillé à un moment précis, utilisé comme repère auquel le plan est mesuré. | Publiée depuis l'onglet Plan du projet |
| Coût réel | Ce qui est enregistré automatiquement à partir du temps, des matériaux, des dépenses et des factures à mesure que le travail se déroule. | Onglet Coût du projet (voir Coûts de projet) |
Le budget que vous modifiez dans l'onglet Coût (total estimé + rangées de catégories) est un en-tête de planification de haut niveau. C'est une valeur distincte des lignes de coût planifié détaillées qui alimentent le tableau des écarts — voir La référence de base de coût planifié plus bas. Modifier le budget ne change pas les chiffres d'écart, et vice versa.
Qui fait ceci
Définir le budget et publier des références de base sont des tâches de gestionnaire de projet; lire l'écart concerne quiconque suit l'argent du projet — généralement les gestionnaires de projet et la finance. C'est une vue d'arrière-guichet : les techniciens ne la voient pas.
- Modifier le budget et publier une référence de base nécessitent la permission de modifier le projet.
- Consulter le tableau des écarts nécessite la permission de consulter les coûts planifiés. Les gestionnaires de projet peuvent consulter et gérer les coûts planifiés; la finance et les rôles en lecture seule peuvent les consulter.
Définir le budget du projet
Le budget est votre estimation de planification — un chiffre global et, facultativement, une ventilation par catégorie de coût. Vous le saisissez; Jobyo ne le remplit jamais à votre place.
Ouvrir l'onglet Coût
Ouvrez l'espace de travail du projet et sélectionnez l'onglet Coût.
Onglet Coût — tuiles de sommaire, barre budget-vs-réel, action Modifier le budget Modifier le budget
Sélectionnez Modifier le budget. Définissez le total estimé — le chiffre de planification global du projet.
Ajouter une ventilation par catégorie (facultatif)
Ajoutez une rangée par catégorie de coût avec un montant. Chaque rangée nécessite un nom de catégorie; le montant est facultatif. Utilisez Ajouter une catégorie pour plus de rangées.
Enregistrer
Sélectionnez Enregistrer. Les tuiles de budget et la barre budget-vs-réel se mettent à jour immédiatement pour refléter les nouveaux chiffres.
Lorsqu'un projet est créé à partir d'une soumission acceptée, son total estimé est défini automatiquement à partir du total de vente de la soumission. Cette conversion est une capacité du moteur aujourd'hui et n'a pas encore de bouton dans l'application — donc en pratique vous saisissez le budget vous-même. Voir l'Aperçu des projets pour en savoir plus sur les soumissions et les projets.
La référence de base de coût planifié
L'écart mesure le coût réel par rapport à une référence de base — une version figée du plan de coût. Publier une référence de base se fait depuis l'onglet Plan; les étapes complètes sont dans Planification de projet. En bref :
Publier une référence de base depuis l'onglet Plan
Dans l'onglet Plan, choisissez Publier une référence de base, donnez-lui un nom de version unique (jusqu'à 64 caractères), choisissez un mode d'instantané (Complet par défaut, ou Coût seulement / Dates seulement), et ajoutez facultativement une raison.
Le plan est figé
La publication fige le plan de coût actuel comme les chiffres de repère de cette version. Une référence de base publiée est permanente — elle ne peut être ni modifiée ni supprimée. Si le plan change, publiez une nouvelle version avec un nom différent.
Les chiffres de coût planifié ligne par ligne qu'une référence de base fige ne sont pas modifiables dans l'application aujourd'hui. Ils sont créés par le moteur — ou amorcés automatiquement lorsqu'un projet est converti à partir d'une soumission acceptée (une capacité du moteur sans bouton pour l'instant). L'éditeur de budget de l'onglet Coût est une entrée différente, au niveau de l'en-tête, et n'alimente pas ces lignes. Si aucune ligne de coût planifié n'existe, une référence de base se publie quand même, mais ses chiffres planifiés seront à zéro.
Lire l'écart planifié-vs-réel
Le tableau des écarts compare le coût figé dans une référence de base au coût direct réel du travail enregistré jusqu'à présent, par phase et pour le projet dans son ensemble.
Ouvrir l'onglet Coût et trouver l'Écart
Dans l'onglet Coût du projet, allez à la section Écart planifié vs réel.
Section Écart — sélecteur de version de référence de base, colonnes Planifié / Réel / Écart par phase et un total de projet Choisir une version de référence de base
Utilisez le sélecteur de version de référence de base pour choisir quelle référence de base publiée comparer. L'écart n'est disponible qu'une fois qu'au moins une référence de base existe.
Lire le tableau
Le tableau affiche une rangée par phase plus un total de projet. Pour chaque rangée :
- Planifié — le coût figé dans la référence de base sélectionnée.
- Réel — le coût direct du travail enregistré jusqu'à présent.
- Écart ($) — réel moins planifié (négatif signifie sous le plan).
- Écart (%) — la différence relative; affichée sous forme de tiret lorsque le coût planifié est zéro.
Les rangées où le réel dépasse le planifié sont mises en évidence.
Le tableau des écarts utilise uniquement la lentille du coût direct du travail. Une ventilation par catégorie ou par regroupement au sein de l'écart n'est pas encore disponible. Pour un portrait de coût plus complet — coût par catégorie, coût par bon de travail, et la lentille de coût par chantier / emplacement / équipement — voir Coûts de projet.
L'écart reste à zéro jusqu'à ce que les deux conditions soient réunies : une référence de base qui contient réellement des lignes de coût planifié a été publiée, et des coûts réels ont été enregistrés (temps, matériaux, dépenses ou factures consignés pour le projet). Un projet tout neuf, ou une référence de base publiée sans aucune ligne de coût planifié derrière, n'a rien à comparer — les chiffres affichent donc zéro jusqu'à ce que de vraies données existent.
Si ça ne fonctionne pas
- Pas de bouton « Modifier le budget »Votre rôle n'inclut pas la modification du projet. Un administrateur peut l'accorder sous Utilisateurs et rôles.
- La section Écart est vide ou invite à publierAucune référence de base n’a encore été publiée. Publiez-en une depuis l’onglet Plan, puis choisissez-la dans le sélecteur de version d’écart.
- Les chiffres d’écart sont tous à zéro après publicationSoit la référence de base n'a aucune ligne de coût planifié derrière, soit aucun coût réel n'a encore été enregistré. Les deux sont nécessaires pour un écart non nul.
- L’écart (%) affiche un tiretLe coût planifié de cette rangée est zéro, donc un pourcentage ne peut pas être calculé. L’écart en dollars s’affiche quand même.
- Impossible de modifier une référence de base publiéeLes références de base sont permanentes par conception. Publiez plutôt une nouvelle version avec un nom différent.